Relazione sullo SVILUPPO DELL’ORGANIZZAZIONE

Crescita dell’Organizzazione.

(PUOI SCARICARE DA QUESTO LINK TUTTA LA RELAZIONE)

Un problema, comune a tutte le associazioni di volontariato, è rappresentato dalla difficoltà di trovare volontari che, oltre a lavorare per la missione specifica dell’Associazione, assumano compiti nel funzionamento dell’organizzazione stessa.

Tale difficoltà è più grave per noi, dato che i nostri volontari scelgono questa forma di volontariato perché può essere svolta nei propri e spesso limitati ritagli di tempo, da casa, e senza obblighi stringenti di presenza, di assiduità e di continuità.

L’attività di lettura, per essere possibile, deve essere sostenuta, forse più che in altre Associazioni, da un’organizzazione complessa, che svolge attività diverse dalla lettura.

Per non caricare compiti troppo pesanti sulle troppo poche persone disponibili, occorre trovare dei meccanismi di delega di funzioni, e distribuirli tra il maggior numero possibile di persone, in modo che ciascuno abbia dei compiti sostenibili. Una altra soluzione possibile è quella di esternalizzare temporaneamente o sistematicamente alcuni compiti, a collaboratori esterni.

Quest’anno sono stati fatti notevoli progressi in questa direzione, e questo rappresenta un successo di grande rilevanza, perché, di per sé è un motivo di solidità, di qualità, e di continuità di funzionamento del tempo dell’Associazione.

Vediamo punto per punto l’evoluzione della situazione.

1. Scelta dei libri.

Un compito importante e delicato. Si basa in parte su preselezioni, basate sui premi letterari di libri di narrativa per ragazzi e su bibliografie, fatte con competenza e pubblicate da diverse istituzioni. Operare e scegliere dentro queste selezioni richiede di effettuare poi ricerche sui singoli libri ritenuti candidabili, raccogliere recensioni e giudizi, materiale utile per fare una nostra valutazione. Materiale che, se decidiamo di adottare un libro, potrà essere usato per scrivere un “nostro” abstract da associare in seguito alla voce di catalogo. Questo lavoro è svolto ora in collaborazione dal presidente e da Maria Luisa Carlini. Ma potrebbe essere un compito allargato ad altre persone.

2. Editing dei libri.

Compito per molto tempo svolto unicamente dal Presidente, è ora totalmente delegato. Il percorso è stato lungo. Abbiamo messo a punto una procedura rigorosa, efficace e documentata, con manuali e tutorial.
Abbiamo chiesto a studenti universitari (non casualmente figli di soci) di provare, con esito positivo. Per tutta una fase questo lavoro è stato affidato all’esterno e pagato con i Voucher.

Ne frattempo abbiamo cercato volontari disponibili, a cui trasferire il know-how. Non si tratta di un compito difficile, ma comunque di un lavoro minimamente articolato e complesso, che richiede un po’ di pazienza e un training di durata sufficiente, almeno per persone meno svelte ad apprendere e ad operare dei ragazzi di oggi. Ma una volta appreso si rivela semplice e non oneroso.

Ora abbiamo trovato tre volontari disponibili, dato loro la formazione necessaria, e in questo momento sono operativi, e sembrano essere in grado di gestire in toto questa parte del lavoro.

Ma si cercano altre persone disponibili, necessarie per limitare l’onere di ciascuno, e garantire la continuità del lavoro nel momento in cui qualcuno si trovasse impossibilitato a operare. In assenza dovremo continuare a fare fronte alle emergenze con persone esterne, cosa sempre più difficile se crescono altri costi.

3. Catalogazione dei libri

Quando i libri vengono pubblicati devono essere inseriti a catalogo sul nostro sito. Oggi dà una mano al presidente Silvestro Silvestri. Per evitare una punta di lavoro non gestibile al momento della pubblicazione, si è deciso di distribuire nei mesi precedenti la creazione delle schede di catalogo, nella sezione “STIAMO LEGGENDO” del catalogo stesso, in modo che le schede siano in pratica pronte al momento della pubblicazione. Anche questo lavoro, che può essere fatto gradualmente, e quindi con tutto il tempo necessario può essere condiviso con altre persone.

Esso è collegato al punto precedente, per la definizione degli abstract.

4. TUTORING

Ogni volontario ha bisogno di avere una persona che segua la sua attività di lettura: che riceva le sue letture, e gli affidi la lettura successiva.

La figura che assume questo compito, che chiamiamo “Tutor”, è il fulcro della nostra organizzazione. Egli è responsabile dei suoi lettori, con cui interagisce in modo tempestivo, evitando loro di dovere attendere per avere una risposta, ed un altro lavoro da fare. Ed è responsabile dei dati che gestisce, (file PDF da leggere, file MP3, e file PDF Parlati), che devono essere trasferiti tra le cartelle dei libri e quelle dei lettori.

A garanzia della integrità e la correttezza dei dati durante le operazioni di trasferimento, è stata definita una procedura, che fa da guida al lavoro di ciascuno. La procedura garantisce che i tutors operino in completa autonomia. Ricevono in condivisione esclusiva le parti del catalogo dei libri che sono loro affidate, da cui prelevano le letture da dare e in cui tornano le letture finite, registrando ogni operazione su un semplice file Excel costruito apposta per loro. Quando hanno esaurito le pagine affidate, lo comunicano, e automaticamente la condivisione viene chiusa e ne viene aperta un’altra su un altro segmento del catalogo, di modo che il lavoro prosegue senza creare oneri al tutor. I dati registrati sul file Excel sono acquisiti e il file Excel viene aggiornato per supportare le nuove pagine. Tutto è molto semplice, e la gestione è veloce, per cui l’onere associato ad ogni interazione è limitato, e il numero di interazioni dipende dal ritmo di lettura del volontario, che può determinare una cadenza di intervento da quindicinale a mensile. Questo permette di gestire agevolmente un numero significativo di volontari.

Oggi abbiamo una persona, Claudia Ferrando, che è responsabile e punto di riferimento dei tutors, e ha il compito di trasferire loro il know-how operativo, per cui esiste adeguata documentazione. Ogni nuovo tutor parte con un numero limitato di persone (un paio) e ne prende in carico altri solo quando, e nella misura in cui se la sente.

Attualmente i tutors, oltre il Presidente, sono 7, e gestiscono 59 persone, di cui alcune ferme.

Per fare fronte alle future esigenze, con l’arrivo di nuovi lettori, occorre che ciascuno dei tutor attuali possa eventualmente prendere in carico qualche altro lettore, e che altre persone si rendano disponibili ad assumere questo ruolo.

5. Formazione dei nuovi iscritti.

Ruolo importantissimo e delicatissimo, assunto da Silvestro Silvestri, che da qualche mese, ha sollevato il Presidente da questo compito. Questo solleva la presidenza di un compito molto oneroso, se aggiunto al resto. Questo permette quindi di seguire con maggiore cura e maggiore efficacia ogni persona.

Ogni nuovo iscritto segue un percorso formativo standard, che si conclude quando ha raggiunto la piena autonomia. (Legge bene, senza errori, è capace di fare l’editing dei propri file MP3, e di inserire gli MP3 nei PDF).

A quel punto essi passano in gestione ad altro tutor, (per ora, per un periodo che si spera breve, al Presidente).

6. Tutti i volontari (nuovi o esistenti) devono essere portati alla piena autonomia.

Il principio di delegare tutto ciò che è delegabile perché l’organizzazione funzioni, inizia da qui. Ciascun lettore assume delega competa per tutte le attività connesse alla sua lettura, che deve essere capace di auto controllare. Non deve trasferire al proprio tutor attività che possono essere svolte da lui. Solo così la funzione di Tutor diventa sostenibile, e quindi il numero dei tutor e il numero di volontari gestiti da ciascun tutor possono crescere.

7. La comunicazione

Al momento attuale la comunicazione, attività diventata strategica e vitale per l’associazione, senza che si sia riusciti a formare un gruppo di persone che la prenda in carico, deve essere in gran parte esternalizzata.

Essa assumerà due forme.

• Gli annunci Google Ad-Words, per entrare in contatto diretto con le famiglie di DSA e Ipovedenti, è svolta da Officina due punto zero.

• I contatti con le organizzazioni, sui siti web, sul nostro sito, se diventerà luogo e fonte di contatti, e sulle pagine Facebook, saranno seguiti da una persona esterna con un incarico specifico, sotto la supervisione ed in collaborazione con la presidenza.

I soci possono collaborare, per ora usando i loro profili Facebook per allargare i contatti della nostra Pagina. Quando il lavoro di comunicazione avrà peso maggiore forma concreta, sarà possibile coinvolgere altre persone in compiti specifici

8. Volontari per……

Questa disamina di compiti e di ruoli offre possibili spazi di collaborazione a chiunque voglia estendere il suo volontariato oltra la sola lettura.

Sarano estremamente gradite disponibilità e proposte in questo senso.

L’INSIEME DI QUESTE DECISIONI E PRATICHE ORGANIZZATIVE PONE LE BASI PER LA CREAZIONE E LO SVILUPPO DI UNA STRUTTURA ORGANIZZATIVA Più FORTE, UN ORGANIZZAZIONE SOTENIBILE, ALL’ALTEZZA DEI COMPITI CHE L’ASSOCIAZIONE SI è ASSUNTA