VERBALE CONSIGLIO DIRETTIVO 24/05/2023
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19/06/2023VERBALE CONSIGLIO DIRETTIVO 24/05/2023
VERBALE RIUNIONE CONSIGLIO DIRETTIVO DEL 24/05/2023
(click per scaricare il PDF del Verbale)
In data 24 maggio 2023 alle ore 21.00, si è riunito in teleconferenza via Zoom, il Consiglio Direttivo dell’associazione Adov Genova, per discutere e deliberare sul seguente ordine del giorno :
Ordine del giorno:
1. Aggiornamento preparazione dell’assemblea del 17 giugno 2023 e definizioni degli incarichi
2. Approvazione della procedura e approvazione dei documenti per i soci
3. Varie ed eventuali
Sono presenti i seguenti consiglieri Rocco Rocca (presidente dell’associazione), Antonella Mongiardino, Marica Roda.
Sono invitati dal Consiglio i soci Leila Caccia, Massimo Caleri, Paolo Martinelli.
A norma dello Statuto, assume la presidenza, Rocco Rocca il quale chiama a fungere da segretario verbalizzante della seduta Marica Roda.
Il Presidente, rilevato che la riunione è stata regolarmente convocata in data 20 maggio, a mezzo link Zoom, via mail, accertato il raggiungimento del numero legale atto a deliberare a norma delle disposizioni statutarie, dichiara il Consiglio Direttivo validamente costituito ai sensi dello statuto.
Il Presidente inizia la trattazione dei punti posti all’ordine del giorno.
1. Aggiornamento preparazione dell’assemblea del 17 giugno 2023 e definizioni degli incarichi
a) Convocazione e documenti annessi
Il Presidente illustra gli aggiornamenti fatti al sito di AdovGenova con le notizie utili per l’assemblea annuale del prossimo 17 giugno. Tutto il lavoro fatto finora è stato raccolto in una ‘news’ che è, di fatto il testo della convocazione e che sarà inviato, prossimamente a tutti i soci regolarmente iscritti.
I presenti discutono e approvano le modifiche al testo della convocazione.
b) Ricerca di nuove collaborazioni alla gestione dell’associazione
Massimo pensa sia opportuno utilizzare uno spazio durante l’assemblea per sollecitare i soci ad offrire collaborazione all’associazione nelle varie attività d’istituto. Paolo ritiene che sia soprattutto urgente la ricerca di nuovi tutor, altrimenti non sarà possibile riaprire le iscrizioni e l’acquisizione di nuovi soci volontari.
Rocco suggerisce che, oltre ai relatori dei punti all’odg (Rocco e Marica), i membri del consiglio assumano il compito di intervenire nel corso dell’assemblea. Per esempio in coda alla relazione sullo stato sociale qualcuno dei membri potrebbe illustrare la necessità di reclutare nuovi tutors (o altre figure di gestione dell’associazione), incoraggiando i soci a proporsi.
Marica fa una proposta operativa in merito alla questione. Nel corso dell’assemblea, nel caso fosse più partecipata di quelle degli anni passati, si potrebbe ricavare un breve spazio da dedicare alle questioni del reclutamento di soci volontari sia per il tutorato sia per altre attività di gestione dell’associazione. La valutazione potrebbe essere fatta dopo l’ingresso nella riunione dei soci.
c) Gestione accrediti pre assemblea e assemblea
Rocco che ha accesso ai report di Zoom (adwords@gmail.com) invierà i dati di preregistrazione a Massimo che con Antonella (controllo delle mail delle deleghe su adovgenova@gmail.com) aggiornerà il file delle deleghe e delle presenze per l’assemblea.
Antonella e Leila si occuperanno di monitorare le richieste di ingresso alla riunione dell’assemblea e di tenere d’occhio la chat. La mattina dell’assemblea tutti i collaboratori saranno accreditati da Rocco come co-organizzatori. In tal modo potranno avere accesso alle funzioni gestionali della riunione Zoom.
d) Candidature al Consiglio direttivo
Paolo ritiene sia opportuno comunicare all’assemblea la possibilità di ogni socio di candidarsi a un posto nel Consiglio. Massimo e Serena concordano. Rocco e Marica ritengono che questo modo di procedere, stante la reiterata e vana ricerca di candidature messa in atto nelle scorse settimane, possa essere foriera di rallentamenti e complicazioni nel corso della riunione. Serena suggerisce che la ricerca di candidature ulteriori possa essere riproposta ai soci in un messaggio via mail.
Marica legge un breve testo redatto – come documento d’assemblea – per illustrare il punto 2 dell’odg. Il testo, che sarà disponibile on line dalla pagina della convocazione, sarà integrato con la richiesta ai soci di avanzare la propria candidatura al Consiglio direttivo.
2. Approvazione della procedura e approvazione dei documenti per i soci
Si discutono poi i testi delle mail da inviare ai soci, inviati in bozza a tutti i presenti, e la calendarizzazione degli invii delle medesime.
Massimo suggerisce che i tutors si attivino presso i propri lettori per invitarli alla partecipazione ed, eventualmente, per aiutarli a superare le possibili difficoltà di una riunione a distanza. Suggerisce di mandare un messaggio ai tutors in questo senso. Antonella chiede che sia redatto un messaggio da inserire nella chat whatsapp dei tutor: i tutor presenti in consiglio potranno poi diffonderla. Rocco ritiene che dovrà essere un messaggio molto chiaro con una sollecitazione ai tutor all’azione di supporto ai propri lettori per le questioni relative all’assemblea.
3. Varie ed eventuali
Serena e Massimo auspicano la possibilità di ritornare ad incontrarci di persona. Si potrebbe pensare alla prossima assemblea in presenza o in forma mista.
Serena ritiene che ci si potrebbe incontrare anche in una occasione meno formale dell’assemblea. La proposta viene inserita nel presente verbale come possibile iniziativa da discutere in un momento tranquillo dopo l’assemblea. Marica comunque ricorda che qualsiasi incontro che coinvolga un certo numero di persone deve prevedere una organizzazione per garantirne il successo e che ogni organizzazione è attività onerosa, per la quale occorrono persone disponibili.