VERBALE RIUNIONE CONSIGLIO DIRETTIVO DEL 25/05/2021

Ordine del giorno:

1. VALUTAZIONE ANDAMENTO ASSEMBLEA DEL 22 MAGGIO 2021

2. DEFINIZIONE DEL PROGRAMMA DI COMUNICAZIONE

3. Varie ed eventuali

Presenti: Serena Allemanni, Beatrice Ghersi, Antonella Mongiardino,
Rocco Rocca, Marica Roda.

La riunione si tiene in videoconferenza mediante l’impiego della
piattaforma Zoom.

1) VALUTAZIONE ANDAMENTO ASSEMBLEA
DEL 22 MAGGIO 2021

Rocco inizia commentando la grande vivacità e soddisfazione dei presenti, ma anche la limitata presenza di soci alla riunione. Dal momento che, in quella sede, si è richiesta la collaborazione di tutti per l’attuazione del progetto di comunicazione, il numero limitato dei soci presenti rende
necessario sollecitare in altro modo la loro mobilitazione.

2. DEFINIZIONE DEL PROGRAMMA DI
COMUNICAZIONE

Innanzitutto, dice Rocco, occorrerà risistemare la pagina del sito dove è presente il materiale informativo, quello vecchio e il nuovo predisposto da Elisa Bortolini.
Rocco ritiene che sia opportuno dividere il materiale in tre diverse pagine del sito.

a) Pagina dove c’è tutto il materiale nuovo.

b) Pagina dove ci sono i vecchi pieghevoli messi a punto in passato (informazioni DSA e IPV)

alla quale aggiungere, magari un nuovo pieghevole con informazioni sul recente introduzione degli audiolibri

c) Pagina con le istruzioni a tutti i volontari che vogliano collaborare al progetto.

Serena interviene rilevando come in realtà, stante l’ampia e variegata disponibilità di materiale informativo, il problema più attuale sia quello di ottenere la collaborazione dei soci al progetto.

Si delineano così i due aspetti del problema:

a) Come mobilitare i soci.

b) Quale materiale mettere a disposizione e in che forme.

Si apre una ampia discussione sui modi più adeguati per per affrontare questi due aspetti Serena ritiene che nel sito il materiale debba essere il più semplice possibile, Rocco ribadisce che l’articolazione proposta delle pagine informative potrà essere utile anche ai non soci che volessero acquisire materiale per ulteriori passaggi di divulgazione sulle attività
dell’associazione.

Antonella suggerisce di scrivere una mail ai soci per informare e richiedere la collaborazione. Rocco sostiene l’importanza di sollecitare i tutors perché diffondano l’esigenza presso i soci lettori.

Beatrice propone un incontro su zoom con i tutors per spiegare in dettaglio il programma di comunicazione.

Marica chiede se esista un nucleo di soci che si conoscono personalmente tra i quali potrebbe funzionare un passaparola. Rocco dice che i soci Adov sono sparsi in Italia e all’estero. Serena suggerisce che forse si potrebbe rinforzare il messaggio della mail con un volantino generico che potrebbe essere immediatamente usato dai soci.

Rocco dice che un tale volantino ancora non esiste e che potrebbe essere costruito a partire dalla presentazione pubblicata nel sito.

Si chiede a Serena se fosse disponibile a creare una bozza di tale volantino e Serena accetta.

Rocco ribadisce che il progetto di comunicazione verso l’esterno delle attività sociali procederà per prove ed errori, si dovrà
dispiegare in un tempo molto lungo e dovrà essere man mano ricalibrato sulle esigenze del momento.

L’esigenza attuale è quella di coinvolgere il maggior numero di soci. (Partendo con aspettative modeste sarebbe già un ottimo risultato se una decina di soci decidesse di collaborare con noi).

Sfogliando il materiale prodotto da Elisa si arriva alla conclusione che il volantino con la descrizione generale dell’associazione, dei suoi scopi e delle sue attività può essere utilizzata come allegato alla mail per i soci.

Marica ribadisce che in questa fase il contributo dei soci ha per scopo fare conoscere al maggior numero di persone possibile l’esistenza e l’attività di Adov Genova e per obiettivo l’incremento delle iscrizioni alla nostra biblioteca.

Passando ad altro aspetto Rocco comunica che la pubblicazione dei libri di maggio (5 nuovi libri) è pronta.

Anche la newsletter che ne darà l’annuncio potrà servire per ricordare agli utenti (i ragazzi certificati che ricevono la newletter sono 160) che, da maggio 2021, la loro vecchia iscrizione alla biblioteca di Pavia non darà più accesso alle nuove letture pubblicate ogni mese e per sollecitare la reiscrizione alla nuova biblioteca di AdovGenova.

Rocco suggerisce che si potrebbe inviare successivamente, ogni quindici giorni, un invito agli stessi 160 per ricordare loro
l’opportunità della nuova iscrizione.

Purtroppo non abbiamo alcun modo per contattare il resto degli attuali iscritti DSA/IPV alla bibloteca di Pavia (340? 400?), per i problemi di privacy sollevati da AdovPavia.

Inoltre la newsletter (spedita a circa 800 indirizzi in totale) raggiunge anche tutte le associazioni locali dell’AID e dell’Unione italiana ciechi.

Rocco annuncia anche che chiederà agli amici di Pavia di dare notizia sul loro sito delle novità genovesi man mano vengono pubblicate. In cambio noi potremmo pubblicare sul nostro sito informazioni e notizie che Pavia dovesse ritenere utili per la promozione delle attività di quella sede.

In conclusione Rocco ribadisce che la prossima newsletter dovrà essere scritta con particolare attenzione avendo anche come scopo quello di promuovere nuove iscrizioni alla biblioteca di AdovGenova.

Si definisce quindi un breve programma da attuare in tempi rapidi:

1. Pubblicare i libri del mese e redigere la newsletter di annuncio con estrema cura (Rocco)

2. Predisporre la mail per i soci da inviare con volantino allegato (Marica) e magari provare a predisporre un altro volantino con contenuti generali (Serena, Elena)

3. Organizzare una riunione con i tutors per coinvolgerli attivamente nel progetto di comunicazione (Antonella, Rocco)

3. VARIE ED EVENTUALI

Serena ricorda che nel corso dell’assemblea una socia aveva parlato dell’utilizzo di Instagram e si era dichiarata disponibile a occuparsene. Antonella si incarica di telefonare alla socia per definire modi e tempi della eventuale collaborazione.

Serena suggerisce la possibilità di pubblicare periodicamente su Instagram il materiale che lei predispone già per il catalogo della biblioteca accompagnandolo con una didascalia che rimandi al sito della biblioteca on line. In questo caso il compito della socia sarebbe solo di pubblicare con una regolarità da stabilire il materiale ricevuto.

Anche per la pagina Facebook dell’associazione si era pensato di trovare una collaborazione da parte dei soci e il consiglio decide di riprendere in considerazione la cosa previo il recupero della password della pagina dell’associazione, già esistente.

Dopo di che sarebbe importante trovare un socio che se ne occupi. Elisa Bortolini aveva già dato una disponibilità di massima che occorrerà verificare.

Infine Rocco ricorda che la sezione News del sito è di fatto un blog che potrebbe essere usato in modi più attivo e stimolante. Beatrice si dichiara interessata a ad occuparsi della cosa dopo che il consiglio abbia sperimentato meglio la funzione e ne abbia messe in luce le possibilità come mezzo di comunicazione verso l’esterno.

A conclusione della riunione si stabilisce che Serena e Rocco predisporranno la newsletter per i soci e che Rocco telefonerà a Pavia per concordare una possibile reciprocità di informazioni da pubblicare periodicamente sui rispettivi siti.

In chiusura Marica lancia l’idea, accolta, di inserire nelle prossime letture mensili un cero numero di libri natalizi da pubblicare nell’imminenza delle festività.

Il consiglio termina alle ore 23.00 circa.
Data 25 aprile 2021

Il Presidente,             La Segretaria
Rocco Rocca             Marica Roda

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