VERBALE RIUNIONE CONSIGLIO DIRETTIVO DEL 30/01(2023
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VERBALE DEL CONSIGLIO DIRETTIVO DELL’ASSOCIAZIONE ADOV GENOVA

30 gennaio 2023

In data 30 gennaio 2023 alle ore 21.00, si è riunito in teleconferenza via Zoom,  il Consiglio Direttivo dell’associazione Adov Genova, per discutere e deliberare sul seguente ordine del giorno :

1. La compatibilità tra il software Adobe 2017 e i sistemi operativi in uso
2. La composizione del consiglio dopo le dimissioni della consigliera Ghersi: proposte e azioni da intraprendere.
3. Varie ed eventuali

Sono presenti i seguenti consiglieri Rocco Rocca (presidente dell’associazione), Serena Allemanni, Antonella Mongiardino,  Marica Roda.

A norma dello Statuto, assume la presidenza, Rocco Rocca il quale chiama a fungere da segretario verbalizzante della seduta Marica Roda

Il Presidente, rilevato che la riunione è stata regolarmente convocata in data 30 gennaio, a mezzo link Zoom, via Whatsapp, accertato il raggiungimento del numero legale atto a deliberare a norma delle disposizioni statutarie, dichiara il Consiglio Direttivo validamente costituito ai sensi dello statuto.

Il Presidente inizia la trattazione dei punti posti all’ordine del giorno.

1. La compatibilità tra il software Adobe 2017 e i sistemi operativi in uso

Già nel precedente consiglio direttivo (17 gennaio 2023) si era discusso delle iniziali difficoltà in relazione al punto dell’odg. Nel corso di uno scambio di opinioni tra i soci via whatapp, il socio Roberto Cesaretti  ha ribadito la esistenza di difficoltà tecniche e la necessità che il consiglio direttivo analizzi il problema che è suscettibile di creare difficoltà alla realizzazione dei nostri scopi statutari.

Il presidente sottolinea che si tratta di un argomento difficile che presenta anche risvolti psicologici e di immagine nei confronti dei soci. Rocco ritiene che sia importante rassicurare tutta la compagine sociale che il consiglio si sta facendo carico del problema e che, comunque, per ora la situazione non è drammatica ed è completamente sotto controllo. Né c’è da preoccuparsi, per ora, che le incompatibilità riscontrate possano mettere a repentaglio il buon funzionamento dell’associazione. Il problema è legato all’abbandono di Adobe del suo software Adobe 2017 ormai non più compatibile con Windows11 e con i nuovi rilasci di Apple.

L’organizzazione attuale del lavoro prevede che, al termine della lettura assegnata loro dai tutors, i singoli lettori inseriscano i file sonori nel pdf. Laddove, per vari motivi ciò, attualmente non avvenga, questa parte del lavoro viene svolta dal tutor corrispondente.

Se accade e accadesse in futuro che numerosi lettori non potessero più compiere l’operazione, per sopravvenute impossibilità tecniche di sistemi e programmi, occorrerà pensare a chi lo farà al loro posto e come dovrà essere realizzata questa parte del lavoro.

Si riflette sull’idea avanzata da Roberto e già discussa in altro contesto: cioè sull’opportunità di sgravare i lettori dall’onere di inserire i file sonori nel pdf e di centralizzare l’operazione.

Il consiglio ritiene che, al momento questa soluzione non solo non sia necessaria ma, una volta adottata altererebbe il processo di decentralizzazione, messo in opera negli ultimi anni, e che ha dato così buone prove in termini di responsabilizzazione  e di efficienza del lavoro, con una quasi completa automatizzazione di molte fasi di produzione del libro. Di fatto la decentralizzazione delle operazioni ha riequilibrato il carico di lavoro di ciascuno. Cambiare rotta ora significa rispostare un carico di lavoro verso un ‘centro’ che poi dovrebbe essere gestito e dotato di risorse specifiche: umane, sicuramente e forse anche finanziarie.

Il presidente ritiene che a lungo termine, e sottolinea, a lungo termine, laddove tanti soci non riuscissero più a installare adobe 2017 ancora funzionante su una versione windows11 o superiori, potremmo essere obbligati a centralizzare il lavoro, stante il fatto che le attuali politiche di vendita/abbonamento delle licenze software di Adobe per l’acquisto di programmi aggiornati (Adobe 2020)  hanno costi non sostenibili per il budget dell’associazione. E non sembra nemmeno che i concorrenti di Adobe, sulla specifica funzione, abbiano costi molto inferiori.

In futuro la centralizzazione potrebbe avere come perno un numero molto limitato di licenze Adobe 2020 o superiore da installare su macchine con versione di windows11 o superiore.

Date queste premesse la situazione deve essere costantemente monitorata per valutarne, nel tempo, l’incidenza sull’operatività dell’associazione e presupponendo che uno scenario negativo non debba ragionevolmente presentarsi in un arco di tempo inferiore a 5/6 anni. Si tratta di processi presumibilmente lenti ma che convergono verso la soluzione proposta: quella della centralizzazione.

Di più, anche se l’eventualità negativa non è imminente, il processo verso soluzioni alternative deve essere gestito in itinere e non rinviato a un momento futuro.

Ovvero dobbiamo individuare un percorso che ci porti, nell’arco di 6/7 anni a quella soluzione.

Prima fase.  Al momento tutti i tutors hanno software adeguati e solo un numero limitato di lettori, via via crescente avrà windows 11 (attualmente un solo socio), o Apple versioni più recenti,  incompatibili con Adobe 2017. Finché il numero dei volontari è piccolo la cosa più semplice è che noi chiediamo ai tutors di farsi carico dell’inserimento.

Seconda fase. Crescendo negli anni il numero dei volontari in difficoltà numero e, comunque in ogni momento nel futuro, rendendosi indisponibili per motivi personali i tutors che avessero fatto precedentemente il lavoro, i membri del consiglio, dividendosi le parti potrebbero transitoriamente sostenere la necessità, per non aggravare l’impegno dei tutors.

Quando anche questa soluzione parziale diventasse troppo onerosa si passerà a una fase successiva.

Il presidente avanza alcune ipotesi di strutturazione delle future modalità di lavoro per quanto riguarda l’inserimento del sonoro nelle pagine pdf: si tratterebbe di centralizzare le operazioni nelle mani di un numero limitato di persone. Potrebbe trattarsi di volontari ma anche di persone esterne (es. studenti universitari) che per una cifra modica, nell’ambito di una prestazione che si configurerebbe come occasionale, potrebbero svolgere questo compito.

L’onerosità del lavoro potrebbe anche essere stimata con una certa precisione dal momento che ogni lettore legge -in media – una o due parti al mese e che l’inserimento dei file sonori richiede, approssimativamente mezz’ora a parte. E’ probabile, a conti fatti, che per un volontario potrebbero essere troppe rendendo necessario il ricorso a una collaborazione esterna a pagamento.

Dopo ampia discussione il presidente ribadisce che una prospettiva di soluzione esiste e che la direzione è ben chiara: centralizzare le operazioni di inserimento di file sonori nel pdf. Ribadisce altresì che non ritiene imminente tale soluzione e che la situazione dovrà, comunque, essere monitorata costantemente anche con la collaborazione dei tutors che sono in prima linea e che dovranno segnalare la presenza della difficoltà. Il consiglio concorda.

Per contenere l’evoluzione del problema potrebbe anche essere utile suggerire a tutti, lettori e tutors che, ove non ce ne sia specifica necessità o decisione del singolo, di mantenere sui propri pc il sistema operativo windows 10, stante che, da qualche tempo, Windows propone in modo abbastanza aggressivo sui pc casalinghi l’opportunità di aggiornare gratuitamente il sistema operativo passando a windows 11. Questo potrebbe valere anche per chi usa Apple.

Corollario della discussione principale sul punto 1 dell’odg, i consiglieri propongono e discutono schemi organizzativi per il funzionamento pratico della centralizzazione. Emergono due ipotesi: a) che i tutors segnalino al/ai responsabili dell’inserimento dei file sonori la presenza della parte ancora da lavorare nella cartella Dropbox/LIBRI LETTI. b) la seconda che il lavoro di inserimento degli mp3 sia attuato nel momento finale della costruzione del Libro parlato quando, comunque occorre aprire tutti i file per comporre il libro e zippare i files in vista della pubblicazione del libro nella biblioteca on line.

Sembra meno efficace l’idea di creare cartelle apposite nel Dropbox dove sarebbero inserite le parti da lavorare e mettere in atto un sistema di comunicazione via mail o altro tra il tutor che il responsabile dell’inserimento. In ogni caso queste ipotesi andranno testate nella pratica, in una occorrenza che il consiglio concorda di dover ribadire, prevedibile su tempi medio lunghi.

Si concorda infine di realizzare uno stralcio del presente verbale da inviare ai tutors per conoscenza, commento ed eventuali suggerimenti.

2. La composizione del consiglio dopo le dimissioni della consigliera Ghersi: proposte e azioni da intraprendere.

Il presidente rende noto che la consigliera Ghersi ha formalizzato le sue dimissioni attraverso una lettera inviata al consiglio e che dunque, attualmente il Consiglio direttivo di AdovGenova è composto da quattro membri.

L’iter di sostituzione passerà attraverso la proposta offerta ai soci di candidarsi per entrare nel consiglio e la conseguente elezione nell’assemblea annuale. Occorrerà pubblicizzare presto la richiesta presso i soci per potere arrivare preparati all’assemblea di maggio. Una volta raccolte le eventuali candidature sarà demandato all’assemblea di votare un numero di consiglieri da uno (riportando a 5 i componenti del consiglio) a 3, portando a 7 i componenti del consiglio (numero limite di consiglieri previsto a statuto). Nel caso di più candidature sarà necessario organizzarsi per mettere in opera una elezione nominale da svolgere nel corso dell’assemblea.

Per razionalizzare l’iter Rocco suggerisce che, ferma restando la libertà di ogni socio di candidarsi, potrebbe essere utile che il consiglio sondi alcuni soci che potrebbero più di altri essere coinvolti nella gestione dell’associazione. In prima battuta le chat di WhatsApp (tutors, editors) potrebbero essere i luoghi di una prima comunicazione della necessità di integrare il consiglio e di discussione sulle candidature. In seguito, si potrebbero sollecitare personalmente alcuni soci per arrivare ad individuare almeno un candidato per reintegrare la composizione del consiglio. Si conviene che il Consiglio proporrà sulle chat la prima comunicazione.

3. Varie ed eventuali

1. a) Serena rileva la difficoltà di utilizzare le categorie che Marica attribuisce ai libri in lettura perché tra esse occorrono alcune voci che non sono comprese tra quelle registrare nel format on line. Marica rileva che le categorie attuali sono troppo rigide per dare conto delle caratteristiche specifiche di ciascun libro pubblicato. Chiede se non sia possibile utilizzare un sistema più duttile, come forse sono le tag, e si offre di approfondire il tema e di farne relazione in un prossimo consiglio.
2. b) Marica propone l’organizzazione di un incontro sociale, in primavera, a scopo di conoscenza tra i soci. Per ora si ritiene di soprassedere.

Alle ore 22:30 il Presidente, constatato che sono stati trattati tutti gli argomenti posti all’ordine del giorno, e che nessuno dei presenti chiede di intervenire, non essendovi null’altro da deliberare, dichiara chiusa la riunione, previa redazione, lettura ed approvazione del presente verbale.

Il Presidente                                                                                      Il Segretario verbalizzante

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