VERBALE RIUNIONE CONSIGLIO DIRETTIVO DEL 15/02/2021
(click per scaricare il PDF del Verbale)

Ordine del giorno:

1.Nuovo Sito
2. Campagna ADS
3.Rapporto con Pavia
4. Operator web
5. Sistemazione nuovi soci lettori
6.Gestione libri
Varie ed eventuali

Presenti: Serena Allemanni, Beatrice Ghersi, Antonella Mongiardino, Rocco Rocca, Marica Roda.
La riunione si tiene in videoconferenza mediante l’impiego della piattaforma Zoom.

1.Nuovo sito

Rocco conferma l’appuntamento per domani 16 febbraio con il rappresentante di Officina 2.0 per definire con precisione le specifiche del nuovo sito di biblioteca di AdovGe. Si apre una discussione su ciò che sarebbe più utile e funzionale nel nuovo sito. Occorre un sistema che da un lato permetta la facilità d’uso per gli utenti e dall’altro lato consenta all’associazione di controllare l’uso corretto del sito e soprattutto la raccolta di dati sia di natura anagrafica sia di scelte di lettura da parte degli utenti.
Si prendono in considerazione diverse opzioni che possano essere compatibili con la configurazione attuale del sito e con la proposta di rifacimento da parte di Officina 2.0
La proposta di Officina 2.0 prevede l’esistenza di due account: uno per ospitare il catalogo e che sia di libera consultazione per chiunque visiti il sito e uno per il download dei pdf, riservato ai possessori di password.
Rocco comunica di avere ristrutturato la cartella libri (in un percorso: lettera alfabeto/autore/libri dell’autore/pdf del libro) nell’account dropbox dell’associazione per facilitare il recupero dei dati bibliografici.
Officina potrebbe sia usare la nuova cartella del dropbox dell’associazione sia farne una copia da utilizzare su un sito FTP per up/download.
Sul sito di Adovge.it non dovrebbe cambiare nulla mentre tutte le procedure avverrebbero attraverso il sito della biblioteca dove starebbero: accreditamento, attività di login, controllo degli accessi ecc.
Si farà presente ai responsabili di Officina 2.0 che se gli utenti fossero obbligati a passare sempre dal sito di AdovGe per noi sarebbe più facile controllare gli accessi.

2. Campagna ADS

Rocco spiega che nell’incontro con Officina dovrà essere definita la procedura di registrazione degli accessi e dei download, dati che servono ad AdovGe per l’elaborazione delle statistiche di utilizzo dei libri prodotti dai soci volontari.
Non si chiederà a Officina di elaborare statistiche per conto nostro, ma di predisporre il sito in modo che si possa avere periodicamente una lista degli accessi degli utenti registrati (anagrafica) e una lista degli eventi relativi all’attività nel sito degli stessi utenti (numero e tipologie di download).
Queste operazioni che sono la ragione delle divergenze con Adov Pavia, sono anche la ragione di essere del ripensamento del sito e della commissione a Officina del rifacimento del medesimo.

3. Rapporto con Pavia

Rocco comunica che i contatti presi con l’avvocato del Celivo per avviare la mediazione, tramite CSV, con Adov Pavia in vista di una separazione pacifica non hanno avuto seguito, dopo l’incontro telefonico/zoom delle scorse settimane
Se prevedibilmente il nuovo sito potrebbe essere pronto per la fine di marzo è necessario che l’avvocato Bocca si attivi per costruire il contatto con Pavia.
Rocco suggerisce la opportunità di un nuovo incontro collettivo e pensa di attivarsi in questo senso inviando una mail o telefonando all’avvocato Bocca per aggiornarla sulle nostre decisioni in merito e sull’avanzamento della costruzione del sito biblioteca che ci renderà autonomi da Pavia. Contestualmente sarà opportuno chiedere in tempi brevi l’organizzazione di un colloquio con Adov Pavia che dovrà essere il più possibile amichevole. Per questo sarà necessaria la mediazione di terze parti neutre come possono essere i rappresentanti delle due associazioni di assistenza Celivo e CSV.
In margine alla discussione emerge il problema della nuova registrazione che gli utenti dovranno fare al servizio fornito da AdovGe. Il consiglio è concorde nel ritenere che sia importante coinvolgere altri soci nelle operazioni di gestione che seguiranno. La individuazione di un ‘responsabile della privacy’ tra i soci di AdovGe potrebbe essere un primo passo in questa direzione.

4. Operator web

In merito alla proposta ricevuta da Operator web per la gestione delle statistiche di Google, Rocco comunica che dopo avere segnalato a Google l’esistenza di queste persone che si presentano aggressivamente ai potenziali clienti spacciandosi direttamente per rappresentanti del motore di ricerca e dopo avere verificato dalle recensioni in rete la poca serietà di questa organizzazione ha deciso di declinare ogni offerta di collaborazione da parte loro.

5. Sistemazione nuovi soci lettori

Rocco illustra la situazione attuale dei nuovi soci lettori e sottolinea l’onerosità delle operazioni atte sia a rendere attivi e lettori sia a registrare le loro attività in tutti i ‘luoghi’ previsti dalla normativa e dall’uso dell’associazione.
La fotografia della situazione è come segue:
Le iscrizioni da aprile 2020 sono 21.
Di questi Rocco ne ha introdotti, e avviati 5 che ora hanno un tutor e cominciano a leggere
La stessa attività di addestramento e introduzione è in corso e riguarda altre 8 persone
6 richiedenti sono stati scartati perchè non hanno risposto al contatto o hanno dato una risposta attendista, o negativa
Resta da contattare una persona mentre, nonostante l’avviso posto nel sito a proposito del momentaneo stop delle iscrizioni 11 gg fa c’è stata una nuova iscrizione

Per tutti questi nuovi soci occorre mettere a posto la pratica amministrativa, il cui stato di avanzamento è il più disparato. Operazioni da compiere al riguardso sono:
• Registrazione in gestione letture 2021 , narrativa (colonna)
• Registrazione in gestione letture 2021, lettori, dove rileviamo la loro attività
• Registrazione contemporanea in lettori 2021 (dove mettiamo i dati anagrafici e quote pagate)
• Inserimento nei contatti di adovgenova@gmail
• Inserimento nei contatti della newsletter del sito
• Controllo registrazioni pagamenti in contabilità quote coerenti con lettori 2021
• Registrazione manuale sul registro volontari con delibere datate del consiglio direttivo scaglionate nel tempo
• Estrazione e compilazione situazione a libro soci aggiornato

Per queste complesse operazioni Rocco chiede aiuto ai membri del Consiglio. Antonella dichiara la sua disponibilità a lavorare in parallelo con Rocco per aggiornare i dati dei soci nei file excel in questa fase di aggiornamento delle richieste di tutto il 2020. Beatrice dà la propria disponibilità per aggiornare i file dati dei volontari nuovi, man mano questi saranno ammessi all’associazione. Marica dà la propria disponibilità per aggiornare i contatti nel servizio mail di google e nella pagina della newsletter del sito. Rocco predisporrà il materiale necessario e darà le istruzioni e le password necessarie per procedere.

6.Gestione libri

Rocco fa il punto sulla situazione di avanzamento dei lavori dei soci, come segue:
 Libri da editare, ce ne sono solo due, e tra poco andranno via.
• 8 libri sono in editing in corso di lavorazione. Tra poco saranno tutti finiti e occorre rifornire la cartella Libri da editare
• Libri da scegliere. Ci sono 18 gruppi di pagine da prendere in carico da parte di 10 tutors. Occorre però tenere presente che ciascun tutor gestisce contemporaneamente 3 o 4 libri in media
• In corso di lettura ci sono 34 gruppi di pagine, molte delle quali saranno finite a breve, comunque nei prossimi 10/15 giorni
• Nei libri letti ci sono 7 libri iniziati con 16 gruppi di parti consegnate
• Bisogna cominciare a valutare quali sembra probabile che saranno pubblicati
• Tra poco ci sarà il lavoro di pubblicazione. Che dovrà ancora coinvolgere Pavia

Serena aggiorna sullo stato della catalogazione degli ultimi acquisti. Rocco segnala che procederà all’acquisto di nuovi libri.
Ciò implica il trasferimento del libro da Kindle a Calibre per l’ottenimento di un file utile ai lavori di catalogazione e editing
Marica chiede che venga sommariamente illustrata la procedura di pubblicazione dei libri dopo la lettura.
Rocco spiega che occorre caricare nel sito la pagina di catalogazione predisposta da Serena per ogni libro che fino al termine della lettura rimane solo in bozza. In tal modo i libri saranno in seguito ricercabili come pagine di catalogo. Occorre poi caricare i pdf delle letture e inviare a Pavia la richiesta di pubblicazione nel sito dell’audioteca. Nel caso si tratti di nuovi autori Pavia deve predisporre una pagina del sito relativa al nuovo autore.
L’ultimo passaggio è la creazione della newsletter. Una viene pubblicata nel sito come ‘novità’ e una viene inviata via mail agli iscritti alla newsletter.

Non essendovi altro da discutere , il consiglio termina alle ore 22.56

Data 15 febbraio 2021

Il Presidente, ________________________La Segretaria
Rocco Rocca _________________________Marica Roda