VERBALE RIUNIONE CONSIGLIO DIRETTIVO DEL 12/04/2021

Ordine del giorno:
1. FUNZIONAMENTO DELLA NUOVA BIBLIOTECA
2. RAPPORTI CON PAVIA
3. Varie ed eventuali

Presenti: Serena Allemanni, Beatrice Ghersi, Antonella Mongiardino, Rocco Rocca, Marica Roda.
La riunione si tiene in videoconferenza mediante l’impiego della piattaforma Zoom.

1) FUNZIONAMENTO NUOVA BIBLIOTECA

a) Funzionalità e utilizzo
Il sito della nuova biblioteca è visibile e disponibile per l’uso.
Rocco ne illustra dettagliatamente funzionamento e specifiche.
In particolare, mostra quello che succede sul versante amministratore quando un potenziale utente chiede l’iscrizione e invia la certificazione di legge.
All’atto dell’invio del form compilato, arriva all’utente una mail dall’indirizzo di posta che gli comunica che la domanda è stata ricevuta e gli annuncia una successiva comunicazione dopo la valutazione della documentazione inviata. Riceve anche una seconda mail che contiene il riepilogo dei dati inviati.
All’amministratore arriva una mail di segnalazione nella casella di posta dedicata (bibliotecaadov@gmail.com).
All’atto dell’approvazione l’utente riceve una nuova mail che gli dà la comunicazione. Da quel momento è autorizzato a scaricare i libri della biblioteca.
Rocco illustra anche la procedura di utilizzo del sito e le modalità di conservazione dei dati personali in uno spazio inaccessibile dall’esterno.
Le modalità di utilizzo del nuovo sito consentiranno all’amministratore di monitorare le attività di uso degli utenti in modo da potere fare quelle valutazioni statistiche utili allo sviluppo delle attività dell’’associazione.
b) Procedure per la pubblicazione di un nuovo libro
Rocco mostra come la pubblicazione di un nuovo libro sia ora facilitata. Basta infatti inserire la cartella con i file relativi nella directory: ADOVGENOVA/Dropbox/BIBLIOTECA.
Tutto quello che viene inserito/modificato in questa cartella compare poi automaticamente nel sito, a disposizione degli utenti. Questa procedura rende superflua la decisione di stabilire una data per la pubblicazione dei volumi come è stato finora. In realtà, quando un libro è finito ed è inserito nella cartella è subito disponibile.
Sarà però sempre utile costruire la newsletter mensile per informare gli iscritti, i volontari e le associazioni (AID, Unione italiana ciechi, ecc.) della disponibilità dei volumi creati nel corso del mese.
Per quanto riguarda la comunicazione delle novità relative alla nuova biblioteca Rocco propone di inviare un messaggio personalizzato a tutti gli iscritti di cui si possiede la mail (circa 160).

2)    RAPPORTI CON PAVIA

Dal momento che la nuova biblioteca on line è già accessibile diventa urgente stabilire un contatto con Pavia per comunicare la novità.
Rocco ha già preso accordi con l’avvocato Bocca per definire un incontro, con la presenza dei rappresentanti del CSV pavese, per chiarire tutti gli aspetti relativi alla gestione della nuova situazione

3)    VARIE ED EVENTUALI

La riunione si conclude con un una prima riflessione sulla comunicazione per promozione delle attività dell’associazione.

Si dà avvio a una prima riflessione sulle esigenze di organizzazione della comunicazione, sia per quanto riguarda la promozione presso possibili e potenziali utenti, sia nei confronti di altre associazioni di volontariato, di istituzioni e altre realtà coinvolte nel rapporto con i minori dislessici/ipovedenti.

Non essendoci altro da discutere, la riunione termina alle ore 22.45 circa.

Data 12 aprile 2021

Il Presidente, ———La Segretaria
Rocco Rocca ——–Marica Roda
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