ASSEMBLEA SOCIALE DI ADOV ASSOCIAZIONE DONATORI DI VOCE GENOVA

Teleconferenza via Zoom 5 DICEMBRE 2020 –

VERBALE

Alle ore 9 iniziano le procedure di ammissione dei soci presenti in remoto che sono identificati e inseriti nel verbale di ammissione.

Terminate le operazioni preliminari, l’Assemblea inizia alle 9,20 con la presenza di 49 partecipanti (52 dato finale)

Il Presidente uscente nomina il Presidente della sessione nella sua persona e indica Marica Roda come segretario verbalizzante.

Il Presidente espone le regole di partecipazione all’assemblea e legge le deleghe ricevute

Si dà avvio ai lavori dell’assemblea secondo il seguente Odg:

• Punto 1: Saluti del Consiglio direttivo uscente
• Punto2: Presentazione dei candidati per il prossimo Consiglio direttivo ed elezione del Consiglio
• Punto 3: Relazione di bilancio 2019
• Punto 4: Situazione economica e patrimoniale alla data
• Punto 5: Relazione sulla crisi organizzativa dell’anno corrente 2020
• Punto 6: Relazione sulla riorganizzazione in atto e risultati raggiunti

• Punto 7: Sviluppi della riorganizzazione e fabbisogni dell’associazione
• Punto 8: Raccolta di disponibilità dei soci alla collaborazione
• Dibattito, Conclusione e Chiusura dei lavori

Punto 1: Saluti del Consiglio direttivo uscente

Il presidente saluta e ringrazia i membri del Consiglio uscente e dà loro la parola.

Intervengono per saluti: Claudia Elena Ferrando e Maria Luisa Carlini

Punto2: Presentazione dei candidati per il prossimo Consiglio direttivo ed elezione del Consiglio

Il Presidente spiega come sarà composto il nuovo Consiglio, illustra il regolamento in merito e le modalità di votazione.

Il Presidente invita le candidate all’elezione ad una breve presentazione personale.

Le candidate Antonella Mongiardino, Beatrice Ghersi, Marica Roda, Rocco Rocca, Serena Alemanni si presentano all’assemblea.

Segue presentazione del Presidente uscente.

Dopo le presentazioni il Presidente dà il via all’elezione del Consiglio e chiede ai contrari di esprimere la propria posizione in chat

Alle 9.52 le operazioni di voto sono chiuse e il Presidente proclama eletti all’unanimità tutti i candidati.

Il Presidente dichiara eletto il nuovo Consiglio che si riunirà al più presto per l’elezione delle cariche sociali.

Punto 3: Relazione di bilancio 2019

Il Presidente illustra il punto.

Le circostanze sanitarie dell’anno corrente hanno rallentato l’espletamento di alcune attività dovute come l’approvazione dei bilanci.

Quindi l’assemblea è oggi chiamata ad approvare

• Il Bilancio 2019 (statutario)
• Il Bilancio maggio relativo al periodo maggio2019/aprile 2020
• Bilancio pre consuntivo al 30 novembre 2020

I Bilanci e le relative Relazioni ed Allegati sono pubblicati nella sezione TRASPARENZA del Sito dell’Associazione www.adovgenova.com

Più che entrare nel dettaglio dei singoli numero Il presidente propone di fare un confronto tra le voci significative di costo e ricavo affiancando i dati degli anni 2017, 2018 e 2019.

L’esame mette in evidenza come la spesa per le licenze di ADOBE ACROBAT PRO abbia fagocitato la maggior parte delle risorse nei tre anni in esame e causato una successione di perdite di esercizio.

Dopo tre anni in perdita, dovuti a questa ragione il preconsuntivo 2020 presenta un avanzo positivo d 3000 euro che permette di ricostituire il fondo di dotazione (oggi di 5000 euro)

Nel corso dell’esposizione i soci chiedono informazioni e chiarimenti che vengono loro forniti.

Alla luce dei dati di bilancio esposti la relazione finanziaria si conclude in una prospettiva di cauto ottimismo da parte del Presidente

Punto 4: Situazione economica e patrimoniale alla data

Il Presidente illustra il punto. Nel corso dell’esposizione i soci chiedono informazioni e chiarimenti che vengono loro forniti.

Nel corso della discussione e del dibattito che si sviluppa in chat emerge la necessità di una migliore conoscenza dei fruitori del servizio e delle loro scelte di lettura. Questo implica chiarimenti sul rapporto con Adov Pavia, che per quanto possibile sono forniti ai soci. Intervengono in voce Paolo Martinelli e Marica Roda.

Il Presidente rileva che saranno fatti sforzi per rivedere e definire tali rapporti nei punti critici.

Intervengono a video Alberto Culot e Sara Crippa che offrono la loro collaborazione per la promozione dell’associazione e rilevano l’importanza di avere dati sugli utilizzatori del servizio.

Il Presidente conferma che la promozione sarà un attività prioritaria in futuro e conferma che le uniche statistiche disponibili (ma da elaborare) sono quelle fornite da Google Ad.

Dopo ampia discussione il Presidente chiede ai soci l’approvazione dei bilanci esprimendo in chat eventuali dissensi.

I bilanci sono approvati all’unanimità.

Punto 5: Relazione sulla crisi organizzativa dell’anno corrente 2020

Il Presidente illustra la situazione di crisi attraversata dall’associazione nel corrente anno.

La crisi è stata conseguenza sia delle attuali condizioni sanitarie del paese sia di una crescita esponenziale del numero dei soci e delle attività dell’associazione. Ciò ha richiesto la ricerca e la messa in atto di nuove soluzioni ai numerosi problemi di gestione emersi pena l’impossibilità di sopravvivenza dell’associazione stessa.

Il Presidente descrive le modalità di funzionamento vigenti fino allo scorso aprile 2020 per quel che riguarda l’attività di produzione di libri letti.  Per le ragioni individuate si rendeva necessario uno snellimento delle procedure e un incremento nelle responsabilità dei volontari collaboratori, ciascuno per le parti di propria competenza.

Con il cambiamento si fanno le stesse cose di prima con un nuovo modo di lavoro.

Da una struttura verticale che faceva capo a Rocco Rocca per ogni fase di produzione del libro si è passati ad una struttura orizzontale che demanda a tutors ed editors una serie di compiti in autonomia. Le loro figure diventano ora l’anello di tramite tra il lavoro di Rocco che assume un ruolo di coordinamento e verifica e i lettori

Punto 6: Relazione sulla riorganizzazione in atto e risultati raggiunti

Il Presidente illustra in modo ampio lo schema di riorganizzazione e il nuovo modo di funzionamento della catena di produzione delle nuove letture.

L’acquisto oneroso di ampio accesso al cloud DROPBOX (3 terabyte) ha fornito la possibilità di articolare le attività di produzione, condivisione e collaborazione in modo più funzionale.

Si è arrivati al nuovo risultato (che viene dettagliatamente illustrato) attraverso un processo di intensa discussione collettiva che ha impegnato la Presidenza, il Consiglio, editors e tutors negli scorsi mesi.

Dopo vari tentativi e aggiustamenti successivi si è arrivato alla formulazione attuale.

Ora editors e tutors accedono ad un medesimo spazio Dropbox per le parti di competenza e organizzano la propria attività in autonomia. Successivamente mettono tra loro in condivisione le diverse fasi di lavorazione del libro per attivare i passaggi successivi.

La catena acquisto libri/editing/lettura (tutors)/pubblicazione possono essere così decentralizzati.

Il nuovo sistema è ancora in rodaggio e nuovi aggiustamenti marginali sono in corso per rendere più efficiente e fruibile il lavoro di tutti, ma le premesse sono molto incoraggianti.

Di fatto ora l’associazione dispone di due account Dropbox:

• Uno in cui sono conservati i dati sensibili di libri e persone, non accessibile in condivisione
• Uno per la gestione operativa. A questo secondo accedono i collaboratori per le parti di competenza.

Alcune fasi di lavoro non sono ancora state oggetto di ristrutturazione: l’acquisto libri e la pubblicazione ma lo saranno in futuro.

In conclusione, il nuovo sistema, ribadisce il Presidente, si basa sull’autonomia e la responsabilità di chi ci lavora e il funzionamento dell’associazione è diventata più trasparente e fruibile.

Dopo l’esposizione il Presidente apre il dibattito / domande dei soci che partecipano con molti contributi in voce e via chat.

Interviene Marina Civano che sottolinea

1. la necessità di un esperto informatico (anche a pagamento) per sostenere i problemi legati alla continua evoluzione tecnologica
2. la necessità di un esperto che si occupi dell’addestramento informatico dei nuovi soci Adov pef alleggerire il compito dei tutors verso nuovi lettori.

Alberto Culot suggerisce, in chat, l’importanza di predisporre materiale informativo e l’uniformazione della comunicazione.

Il Presidente risponde che una delle priorità sarà di individuare un responsabile della comunicazione.

Punto 7: Sviluppi della riorganizzazione e fabbisogni dell’associazione

Il Presidente sottolinea i compiti impegnativi che sono di fronte all’associazione per garantirle una crescita costante e armoniosa.

1. Completare e testare le nuove modalità organizzative. Per questo sarà importante un continuo confronto per stabilire standard comuni per tutti
2. Dedicare attenzione alla promozione sociale che deve essere creata da zero, individuando una persona tra i soci che possa occuparsene.
3. Integrare i nuovi soci nella struttura associativa e riaprire le iscrizioni. Questo sarà uno dei primi temi da affrontare per il nuovo Consiglio perché il punto ha numerose implicazioni.
4. Affrontare il problema della gestione della parte ‘Biblioteca’ che ha bisogno di collaboratori. Si tratta in parole semplici delle operazioni di mettere libri a disposizione per la lettura e di raccogliere alla fine il libro trasformato per pubblicarlo
5. Incrementare la disponibilità di tutors e editors. Attualmente i tutors sono molto carichi di lavoro nella ‘cura’ dei propri lettori: 10 persone circa gestiscono, con carichi anche molto diversi circa 100 lettori

Il Presidente sottolinea come le iscrizioni di nuovi soci siano condizionate dalla capacità della Associazione di gestire le loro letture, e quindi in ultima analisi dal numero di Tutors e dal numero di soci che ciascuno di essi prende in carico.

Le domande che vadano oltre la nostra capacità saranno poste in lista di attesa

Punto 8: Raccolta di disponibilità dei soci alla collaborazione

Alla luce di quanto esposto al punto precedente il Presidente sollecita la collaborazione attiva dei soci.

In particolare, per la gestione della ‘Biblioteca’ e per attività di tutors ed editors occorrono nuove disponibilità.

È importante aumentare il numero dei tutors e istituzionalizzare modalità di collaborazione e apprendimento reciproco tra loro

Il numero degli editor è basso e anche qui il Presidente sollecita collaborazioni nuove.

Intervengono nella ampia discussione in video e in chat, diversi soci con proposte e offerte di disponibilità sia per la promozione dell’associazione sia per la figura dell’editor.

Dibattito, Conclusione e Chiusura dei lavori

Al termine del vivace dibattito il Presidente chiede ai soci l’approvazione delle attività svolte e dei programmi futuri di sviluppo.

L’assemblea approva all’unanimità.

Il Presidente ringrazia e saluta tutti dichiarando conclusi i lavori dell’assemblea alle ore 11.58.

 

Data 5 dicembre 2020

 

Il Presidente                        La Segretaria

Rocco Rocca                        Marica Roda

IL PRESENTE VERBALE è SCARICABILE IN FORMATO PDF DA QUESTO LINK