VERBALE DELL’ ASSEMBLEA DEL 04 MAGGIO 2019

L’Assemblea Ordinaria Annuale dell’Associazione, viene convocata in data sabato 4 MAGGIO 2019 
16 Aprile 2019

VERBALE DELL’ ASSEMBLEA DEL 04 MAGGIO 2019

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VERBALE DELL’ ASSEMBLEA DEL 04 MAGGIO 2019

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L’assemblea si apre alle ore 9.40 con i saluti del Presidente e una breve riflessione sullo stato attuale dell’associazione.

Su 142 soci attuali sono presenti 29 soci di persona e ci sono state trasmesse 42 deleghe. Poiché lo statuto prevede come ammissibile solo una delega a persona e il presidente non può ricevere deleghe, di fatto i voti che saranno validamente espressi sulle deliberazioni dell’assemblea sono 58, mentre ci sono 14 deleghe che non sono valide formalmente, ma che hanno comunque per noi un valore simbolico di partecipazione e condivisione importante

Si tratta comunque di numeri importanti per un’assemblea ordinaria, pur chiamata e prendere decisioni rilevanti.

PUNTO 3 OdG:  NUOVO STATUTO DELLA ASSOCIAZIONE DI VOLONTARIATO

Viene resa nota la modifica dello Statuto, resasi necessaria dopo l’entrata in vigore di nuove normative relative al Terzo Settore. La procedura non è stata semplice dovendo rispettare tre esigenze principali:

  • Rispettare quanto era contenuto nello Statuto precedente, senza apportare modifiche che muterebbero quanto stabilito dai soci fondatori, poiché per farlo sarebbe stata necessaria una assemblea straordinaria

  • Rispettare integralmente le esigenze di legge, come indicate nel nuovo codice del terzo settore (D. Lgs.117/2017)

  • Aggiungere migliorie e innovazioni laddove fosse possibile, nel senso di esplicitare una più chiara definizione della missione della associazione, inquadrata nella griglia di riferimento offerta (e richiesta) dalla legge.

Il nuovo statuto è stato reso disponibile ai soci prima dell’assemblea e i soci ne hanno potuto prendere visione. Il presidente ne illustra gli elementi di maggiore chiarezza che l’adesione alla legge del terzo settore ha permesso di raggiungere.

Il nuovo Statuto viene approvato all’unanimità dai soci.

PUNTO 4 OdG: IL BILANCIO

Il bilancio fotografa una situazione di risultato economico positivo e soddisfacente, pur chiudendosi con una lieve minusvalenza. Le quote sociali si mantengono più o meno invariate, tra il bilancio attuale e quello precedente. Ma il livello delle entrate è cresciuto in modo importante, di oltre 2000 euro (+40%)

La differenza è stata prodotta dalle donazioni, che sono state, nella loro quantità e origine, una grande novità per Adov e segno tangibile del valore che le persone danno al lavoro che facciamo.

Le donazioni di quest’ultimo bilancio rimandano a:

  • 5 x mille, raddoppiato sull’anno precedente e che quest’anno risulterà ulteriormente raddoppiato. Per noi è una fonte di finanziamento importante, sulla quale bisogna continuare a investire molto, diffondendo il nostro lavoro e chiedendo alle persone di investire questa cifra a favore dell’associazione.

  • Evento Iren: organizzato dal socio Roberto Cesaretti, sono stati ricevuti da Adov gli introiti di una serata benefica.

  • 26 piccole donazioni individuali, di piccolo o meno piccolo importo (dai 10 ai 150 euro), di soci e non soci.

La grande crescita delle entrate ha permesso, nel 2018, di fare fronte ad una eccezionale spesa che si è dovuta sostenere per l’acquisto di un grande numero di licenze Adobe, indispensabili per allinearne la quantità ai lettori che la usano. Si tratta di una spesa una tantum.

Tra le altre spese appaiono:

  • La retribuzione di una singola collaborazione esterna, figura resasi in questo momento indispensabile, dalle molteplici capacità, e impagabile per disponibilità, che purtroppo viene impiegata solo per poche ore alla settimana per sua mancanza di tempo ulteriore;

  • Acquisto di libri

  • Gestione del sito Adovgenova.com

  • Assicurazione

Il bilancio si chiude così con una minusvalenza di 830 euro, di cui ci possiamo ritenere molto soddisfatti. E’ un ottimo risultato che, però, è ancora sproporzionato al lavoro che facciamo.

Il nostro lavoro agisce su un problema molto diffuso e molto grave, che priva tantissimi bambini e ragazzi di una grande fetta di arricchimento cognitivo, lessicale, affettivo e immaginifico che proviene dalla lettura di libri. Per questo è necessario cercare di aumentare il riconoscimento del nostro lavoro per poter accedere con maggiore possibilità ai fondi che sappiamo essere a disposizione, che noi potremmo investire, ad esempio, nel reperimento di risorse umane con competenze specifiche.

A chiusura bilancio resta un fondo di dotazione di 4.440,64 euro.

Il bilancio viene approvato all’unanimità.

PUNTO 5 OdG: STATO DELL’ORGANIZZAZIONE, E ATTIVITA’ SVOLTE

I documenti allegati all’ordine del giorno, consultabili in anticipo dal sito Adovgenova.com, mettono in evidenza tutto ciò che di buono siamo stati in grado di fare.

Bisogna però pensare urgentemente ad un progetto di riorganizzazione dell’Associazione, per poter sgravare il Presidente da un carico di lavoro eccessivo, suddividendo il più possibile tra persone diverse la sua moltitudine di compiti.

  1. La compagine sociale dà un segnale di grande stabilità, con persone che abbandonano l’associazione a fronte di un pari numero di nuove iscrizioni.

    Il punto di forza di questa evoluzione è la crescita notevole del numero di persone che hanno rinnovato l’iscrizione, sviluppando ulteriormente la formazione di un gruppo costante e stabile di lettori ormai storici, sempre più abili nella lettura e nella gestione della tecnologia di registrazione, caratterizzando il generale ottimo risultato del lavoro svolto: oltre il 60% dei soci ha più di due anni di anzianità in associazione.

Il punto di maggiore debolezza è dato dal fatto che moltissime nuove iscrizioni (dal 50 al 60% ogni anno, fino al 76% di quest’anno) non proseguono nell’attività appena intrapresa, e non è riuscita a divenire operativa.

  1. In generale il lavoro è svolto con grande impegno e continuità. I lettori consegnano in media più di una lettura al mese. Il termine medio di consegna di una lettura è di 20 giorni, e quello massimo per una lettura è di 30 giorni, con pochissime eccezioni. Il tempo totale di lavorazione è molto più alto dell’ordine dei tre o quattro mesi. Perché vanno aggiunti i tempi relativi a tutti i passaggi di editing e pubblicazione, che precedono e seguono quello della lettura. Tutto il processo funziona ormai come un ingranaggio oliato, formato da tante persone, impegnate in ruoli diversi ma collegati tra loro. Per questo a volte i lettori vengono sollecitati alla consegna del lavoro;

  2. Il lavoro dei tutors, ad oggi, funziona alla perfezione: il tutor è un elemento cardine senza il quale l’associazione non potrebbe lavorare. Il compito, per il quale si richiedono nuove disponibilità, è un incarico che può spaventare in termini di capacità e di disponibilità di tempo. La socia Marina Civano testimonia con la sua esperienza che, al contrario, il ruolo di tutor non richiede molto tempo né particolari abilità tecniche ma in cambio restituisce grande soddisfazione perché dà vita a nuove relazioni umane e di aiuto che sono molto gratificanti. La persona di riferimento dei tutors è Claudia (cell 340.48.50.991, claudiaelena.ferrando@gmail.com): per comunicare la propria disponibilità possono essere contattati lei o Rocco. Il Consiglio Direttivo dovrà, prossimamente, valutare la semplificazione della procedura di consegna letture da Rocco ai tutors perché attualmente risulta farraginosa e impegnativa. I tutors devono ricordarsi di essere loro elementi attivi nei confronti di Rocco, oltre che la richiesta di letture, anche per la richiesta di nuovi lettori, nel momento in cui ne dovessero perdere uno o volessero aggiungere un lettore alla loro “squadra”.

  3. Gli editors sono un altro gruppo di persone che svolge un ruolo fondamentale: dopo l’acquisto, il libro viene reso disponibile da Rocco in formato Word e consegnato agli editors, che trasformeranno il file word in file pdf nelle due versioni (DSA e IPV) con l’attenzione necessaria a permettere di ottenere una impaginazione rispettosa, nella suddivisione delle pagine, del sentimento della lettura. Mafalda Mannu e Beatrice Ghersi danno testimonianza del ruolo, sottolineando la necessità di pazienza e precisione a fronte della soddisfazione della creazione di un nuovo oggetto libro reso disponibile per la lettura e la possibilità di conoscere nuovi testi, sempre interessanti nonostante siano per ragazzi e bambini.

  4. SI DEFINISCE LA NECESSITA’ DI UN NUOVO NUMERO DI TUTORS E DI EDITORS PARI A 2 o 3 PERSONE PER OGNUNO DEI DUE COMPITI: questo permetterebbe di alleggerire molto la pesante situazione attuale.

  5. I compiti svolti dal Presidente in questo momento (vedi documento) sono un numero che non è più ragionevole né sostenibile. E’ indispensabile, per poter pensare al mantenimento in vita dell’Associazione (e del suo Presidente…), ridimensionare questo carico di lavoro.

    Si chiede interessamento in questo senso, offerta di disponibilità per competenze e/o attitudini. CONTATTARE ROCCO.

  6. Oltre all’aumento di editors e tutors, è necessario vedere tutto con un respiro più ampio e sentirsi TUTTI maggiormente responsabili del futuro dell’associazione, rendersi quindi disponibili a investire una piccola parte di tempo in compiti diversi dalla lettura. SIAMO MOLTO CARENTI NELLA PARTE DI PROMOZIONE E PUBBLICHE RELAZIONI. Sarà inoltre necessario rivedere ed eliminare il passaggio di nuovi lettori che attualmente viene fatto da Silvestro, che li forma, a Rocco e poi al tutor definitivo. Sarebbe necessario evitare il transito intermedio, rendendo più snella la procedura.

  7. Viene quindi prospettata la necessità di definire e mettere in moto un grande progetto di riorganizzazione dell’associazione che coinvolga il maggior numero possibile di persone, di idee e capacità. Non solo un rafforzamento nel numero degli editors, una semplificazione delle procedure di Tutoring, e un rafforzamento nel numero dei tutor, ma anche un rafforzamento del Consiglio direttivo che integri nuove risorse, e lo sviluppo delle attività di promozione e di Public Relations, necessario per raggiungere il maggior numero possibile di utenti e trovare nuove risorse economiche, che s possibile consentano di incrementare le risorse esterne.

PUNTO 6 OdG:. LA DIFFUSIONE DEI LIBRI PUBBLICATI

IL  conteggio del numero delle registrazioni di utenti al sito della biblioteca e del numero degli accessi al sito di Pavia, per poter determinare il numero di libri scaricati, non è fattibile per mancanza di interesse e competenze da parte della loro organizzazione. Abbiamo solo dati ipotetici delle iscrizioni al sito, che indicano in qualche centinaio il numero degli utenti. Il primo dato certo, che comunque suffraga quello ipotetico, è diventato disponibile da quando è stato chiesto alle persone che si iscrivono al sito di Pavia, di inviare liberatoria anche a Adovgenova. Dal 20/03 al 20/04 sono pervenute una trentina di liberatorie.

PUNTO 7 OdG:. LA COMUNICAZIONE

L’esame delle statistiche di Google Analytics relative ai dati di accesso al sito di Adovgenova è di difficile interpretazione e non permette di capire quante sono davvero le persone che scaricano i libri. Nell’ultimo anno abbiamo avuto 15.000 accessi e 60.500 visualizzazioni di pagina, dati confrontabili con quelli che avevamo prima della interruzione della campagna di pubblicità Google Adwords (interrotta a maggio 2018 ). Determinante per questo successo il nuovo canale aperto con AID.

  1. Il fatto che il 33% degli accessi sia dovuto al fatto che gli utenti che ci cercano con delle query ci trovano, che il 32% degli accessi sia diretto da parte di utenti che conoscono già il sito ed entrano sul sito perché conoscono il link alle nostre pagine, e che il 25 % degli accessi sia determinato da link al sito collocati sui siti di associazioni amiche, dimostra che siamo ben conosciuti e siamo sentiti come utili e da frequentare con regolarità, che il nostro sito è ben fatto, accattivante e interessante per gli utenti, e che è importante sviluppare e sfruttare le relazioni con i siti di riferimento dei ragazzi DSA, o ipovedenti, con un attività costante di stimolo.

  2. Carente è il lavoro che facciamo sulla scuola

PUNTO 8 OdG:. FORMAZIONE LETTURA ESPRESSIVA -PROGETTI E PROPOSTE

  1. Si fa riferimento al corso di formazione che sta per partire il 6 maggio, in parte finanziato dal Celivo e che coinvolge 14 persone di recente iscrizione.

  2. Si propone ai soci di coltivare tutti i possibili canali di formazione permanente ed autonoma resi disponibili sul web dall’ organizzazione “Leggere a voce alta”, di cui vengono dati i riferimenti utili.

  3. Roberto Cesaretti ne testimonia l’utilità e invita i soci fruirne il più largamente possibile.

CONCLUSIONE

Esiste un grande interesse per il nostro lavoro, c’è un alto potenziale ancora da esprimere, che non riusciamo a cogliere per mancanza di risorse umane.

L’assemblea approva all’unanimità le attività svolte e quelle future. Immediatamente dopo l’assemblea si raccolgono le prime manifestazioni di interesse ad un maggiore coinvolgimento, che raccoglieremo con attenzione

Rivolgiamo anche a chi non era presente l’invito a manifestare le proprie disponibilità.

L’Assemblea si chiude alle ore 12.30.

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DOCUMENTI portati ALLA DISCUSSIONE

00 Ordine del giorno 2018-19

NUOVO STATUTO DELLA ASSOCIAZIONE DI VOLONTARIATO

RELAZIONE DI BILANCIO 2018

RELAZIONE DI BILANCIO ANNO 2018-2019

EVOLUZIONE DELLA COMPAGINE SOCIALE 2018-19

RELAZIONE SUL LAVORO DI LETTURA SVOLTO DAI LETTORI

ANALISI DEL LAVORO SVOLTO DAI TUTOR

ANALISI DEL LAVORO SVOLTO DAGLI EDITOR

UN PROGETTO DI RIORGANIZZAZIONE

RELAZIONE SULLE ATTIVITA DI COMUNICAZIONE 2018-19

 

 

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